A principios de esta semana, el Centro de Estudios Estratégicos e Internacionales (CSIS) se convirtió en el último de una larga lista de organizaciones de ser víctima de un mistweet accidental en una cuenta oficial. Un pasante con acceso a sus cuentas oficiales, envió un mensaje que en realidad estaba destinado a su perfil personal de Twitter. Por desgracia para el CSIS, ese mensaje fue dirigido a la organización humanitaria Amnistía Internacional y contenía las palabras «Suck it.» Ouch.

CSIS emitió un comunicado pidiendo disculpas por el Tweet, pero el daño ya estaba hecho. Este tipo de error, que también ha atraído preferencias a la Cruz Roja Americana y Chrysler, debe actuar como una advertencia para las organizaciones. Un mistweet como este podría haberse evitado fácilmente si se hubieran tomado las medidas adecuadas para proteger estas cuentas oficiales.

Aquí hay algunos pasos simples para asegurar que esto no suceda a su organización:

No entregue las claves a sus pasantes

Esto es muy repetido y aún es ignorado por varias organizaciones. Las redes sociales no son una tarea que puedes derivarla a tu interno. Las cuentas de los medios de social deben ser centralizadas, consolidadas en un único sistema de gestión de medios de comunicación social bajo el control de un empleado de alto nivel. Estas herramientas traen todos los canales-sociales de Twitter, Facebook, LinkedIn-a una interfaz de fácil seguimiento y supervisión.

Esto no quiere decir que todos los empleados, incluidos los internos, no se les deba permitir contribuir a los esfuerzos oficiales de los medios sociales. Pero se deben tomar otras medidas para asegurar que haya supervisión de un superior.

Asegúrese que los empleados sean entrenados en etiqueta de social media

CSIS dijo al Washington Post que al pasante se le dio acceso a las cuentas a efectos de control. Independientemente del por qué el empleado tiene acceso, él debería haber sido entrenado en el uso de las redes sociales y en la etiqueta de los medios social. De este modo, no sólo él habría revisado y comprobado su mensaje antes de enviarlo, sino probablemente habría pensado dos veces sobre el mensaje.

En una época donde todo el mundo está en las redes sociales, las personas son percibidas como los representantes de las organizaciones para las que trabajan, incluso en los perfiles públicos de carácter personal. Si el pasante hubiera enviado con éxito el tweet «suck it» a su cuenta personal, aún así habría sido una muy mala forma de expresarse e ir en contra de la etiqueta de los medios sociales. Una rápida búsqueda en Google con su nombre probablemente habría sacado a la luz sus vínculos con CSIS, y sus comentarios todavía habrían sido de muy mal gusto.

Entonces es importante capacitar a los empleados para que asuman los medios sociales de la empresa y sus cuentas personales con inteligencia.

Tenga medidas de seguridad para prevenir mistweets

La gestión de los medios sociales, las herramientas como Hootsuite permiten a los empleados subalternos tener permisos limitados para redactar y enviar mensajes. Estos mensajes entrarían en una cola de aprobación y sólo la alta gerencia podría firmarlo y enviarlo.

También puede añadir un nivel adicional de prevención contra Tweets deshonestos con el Hootsuite security slider. Esta característica le pregunta «¿está seguro de que deseas enviar ese Tweet?», Que provoca al remitente para que vuelva a leer su mensaje antes de que se haga público.

Cómo responder cuando las cosas van mal

Para su crédito, la respuesta de los CSIS a este problema fue rápida y apropiada. Rápidamente eliminaron el Tweet en cuestión, pero lo reconocieron en una disculpa.

Más y más organizaciones están recurriendo a simulaciones de crisis con el fin de preparar a su equipo en caso de un problema de error o de seguridad. Este es un gran medio para asegurar que si algo sucede, se toman acciones apropiadas en respuesta.

CSIS también ha hecho saber que se están revisando las políticas internas de los medios sociales a la luz del incidente. Esperemos que esto motive a las organizaciones a hacer lo mismo, antes de aprender el mismo tipo de lección de la manera difícil.

Fuente: Blog.hootsuite.com